Wspieramy dialog, włączamy ludzi.
Z kim, za ile i jak długo? Wskazówki do realizacji panelu obywatelskiego
Na przeprowadzenie panelu obywatelskiego decyduje się coraz więcej polskich miast – głównie tych największych. W większości z nich panele organizowane są z udziałem organizacji pozarządowych. Skonstruowanie zwycięskiej oferty w miejskim konkursie to jedno, a zabranie się do organizacji panelu to drugie. Od czego zacząć? Co ważne jest na danym etapie pracy nad panelem? Na podstawie własnych doświadczeń z organizacji Warszawskiego Panelu Klimatycznego przygotowaliśmy zestaw najważniejszych wskazówek dla NGO zaczynających swoją przygodę z tym narzędziem partycypacji.
Przygotowania do panelu
Na samym początku kluczowe jest zbudowanie dobrego zespołu. Mamy na myśli tu nie tylko zespół koordynujący, który w naszym przypadku składał się z pracowników i współpracowniczek trzech warszawskich fundacji organizujących panel, ale też doradców i doradczyń merytorycznych, którzy pomogą uszczegółowić ogólnie postawiony przez miasto temat panelu oraz dobrać ekspertki i ekspertów odpowiedzialnych za przekazanie wiedzy uczestnikom i uczestniczkom. W fazie przygotowań nakreśliliśmy też ramy współpracy z miastem tworząc Regulamin panelu. Stworzenie takiego kodeksu postępowania pomaga w późniejszym rozwiązywaniu sytuacji kryzysowych (a takie, z uwagi na wielkość procesu, zawsze pojawiają się w trakcie organizacji panelu).
Podczas przygotowań do panelu warto również przemyśleć program panelu, tj. rozłożenie poszczególnych aktywności w czasie. Tego ostatniego zawsze nam brakowało – z perspektywy czasu wiemy, że tydzień między spotkaniami to za mało i dla organizatorów, i dla uczestników. Spotkania warto zaplanować na soboty, a porą roku idealną na przeprowadzenie panelu jest wiosna lub jesień – ominiemy w ten sposób zaburzające ciągłość procesu wakacje, ferie lub święta.
Zarówno Uczestnikom i uczestniczkom jak i odbiorcom i odbiorczyniom działań panelu przyda się spójna identyfikacja wizualna, która może wesprzeć proces rekrutacji uczestników. Sposób losowania mieszkańców i mieszkanek wymaga szczególnej uwagi – zalecamy, by posiłkować się specjalną stroną/programem, np. random.org, a losowanie wraz z wprowadzeniem metodologicznym dla jawności transmitować w Internecie.
Realizacja panelu
Bardzo ważne jest wyróżnienie spotkań lub części spotkań związanych z edukacją (przekazywaniem eksperckiej wiedzy w temacie panelu) oraz deliberacją (pracą nad rekomendacjami). Wyraźny rozdział ułatwi pracę uczestnikom. Na spotkanie inauguracyjne warto zaprosić możliwie najwyższego rangą decydenta miejskiego, który zapewni mieszkańców, że ich głos zostanie wysłuchany oraz przypomni o ustalonym progu poparcia gwarantującym wdrażanie rekomendacji. Należy być też otwartym na prośby lub potrzeby uczestników i, jeśli zajdzie potrzeba, zorganizować dodatkowe spotkania – w Warszawskim Panelu Klimatycznym zorganizowaliśmy m. in. nadprogramowe spotkanie porządkujące wiedzę zebraną podczas dwóch spotkań edukacyjnych oraz spotkania techniczne dla osób mniej obeznanych z technologią (panel realizowaliśmy online).
Długie zebrania potrafią być nużące, dlatego podczas sesji stosowaliśmy nie tylko przerwy, ale też różnego rodzaju „energizery” czy przerywniki. Takie momenty można wykorzystać również na zabawy osadzone w kontekście panelu i jego tematu – wówczas nie zbaczamy z merytorycznego toru spotkań, jednocześnie zapewniając uczestnikom chwilę na relaks i integrację. Aby jak najwięcej osób mogło się wypowiedzieć, zadbać trzeba o odpowiednio małą liczbę osób w facylitowanych grupkach. W Warszawskim Panelu Klimatycznym na jednego facylitatora przypadało ok. 8-9 osób i był to jeden z niższych wyników spośród wszystkich paneli organizowanych dotychczas w Polsce.
Głosowanie nad rekomendacjami przeprowadzaliśmy dwuetapowo. W drugiej turze daliśmy szansę propozycjom, które otrzymały za dużo głosów, by je odrzucić całkowicie, ale też za mało, by uznać je za wiążące. Choć proces liczenia głosów był żmudny, towarzyszyli nam w nim mieszkańcy, oczekując na ogłoszenie wyników. Pamiętajmy – każdy z uczestników paneli obywatelskich zasługuje na finansowe wynagrodzenie (400 zł), w zamian za poświęcony na rzecz lokalnej społeczności czas i osobisty wkład w proces decyzyjny.
Podsumowanie panelu
Na spotkaniach edukacyjnych i deliberacyjnych panelu nie koniec. Po przyjęciu rekomendacji warto zorganizować oficjalne spotkanie z udziałem możliwie najwyższego rangą decydenta – najlepiej tego samego, który witał uczestników podczas inauguracji. Na spotkanie zamykające Warszawski Panel Klimatyczny zaprosiliśmy prezydenta stolicy Rafała Trzaskowskiego. Włodarz i pozostali przedstawiciele urzędu osobiście „odebrali” rekomendacje od tymczasowych gospodarzy procesu (prowadzących panel organizacji pozarządowych) i zaprezentowali plan oraz sposób wdrażania postanowień panelu (mapę drogową). Wyraźne przekazanie miastu odpowiedzialności za dalszy los rekomendacji utrwala neutralny charakter NGO jako pośrednika między samorządem a obywatelami. Nie oznacza to oczywiście, że jako organizacja społeczna nie powinniśmy monitorować wdrażania rekomendacji – wręcz przeciwnie, moralnym obowiązkiem NGO jest naciskać i lobbować oraz weryfikować, czy postanowienia mieszkańców i mieszkanek są wcielane w życie. Warto również dobrze zakomunikować społeczeństwu efekty panelu – w naszym przypadku taką rolę pełnił opublikowany w social mediach film z wypowiedziami uczestników i uczestniczek.
To tylko niektóre z rzeczy, o których powinno się pamiętać projektując przebieg panelu obywatelskiego. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o dobrych praktykach organizacji paneli, skontaktuj się z nami (zakładka Kontakt) lub zapoznaj się z raportem z realizacji Warszawskiego Panelu Klimatycznego.